Em primeiro lugar, o Fluxo de Caixa de contas a pagar é um instrumento poderoso e necessário, independente do tamanho da sua empresa.
Esta ferramenta vai te ajudar a prever meses de dificuldade. Além disso, você saberá o melhor momento para retirar ou investir dinheiro.
Primeiramente, precisamos do modelo que está disponível para download no final da página.
Depois então, veja todo o artigo para entender como operar o Fluxo de Caixa para o seu negócio.
GRÁFICO ANUAL
A primeira aba (RESUMO) do arquivo “Fluxo de Caixa – Contas a Pagar” conta com um gráfico de performance esperada do seu negócio durante o ano.
Em seguida, entenda cada uma das linhas que o Gráfico mostra:
LINHA PRETA CONTÍNUA
Representa o saldo disponível, isto é, o total presente no caixa ao final de cada mês.
Nesse gráfico, por exemplo, no final de janeiro a empresa espera ter R$ 83 mil em caixa.
LINHA PRETA TRACEJADA
Esta linha representa a necessidade, ou seja, qual é o valor mínimo de saldo em caixa para honrar um percentual dos compromissos previstos no mês seguinte.
Assim, você decidirá qual percentual cria uma margem segura para o seu negócio.
Quando a Linha de Saldo Disponível estiver abaixo da Linha de Necessidade, isto é um alerta para tomada de decisão.
Por exemplo, no gráfico 1, temos julho, agosto e setembro com previsão de disponibilidade abaixo da necessidade.
Então é possível se preparar com antecedência para diminuir custos ou criar campanhas de vendas para melhorar as receitas.
COLUNAS VERMELHAS OU VERDES
Estas colunas são o saldo mensal que será apresentado em verde, desde que seja positivo naquele mês, e em vermelho, caso negativo.
Os valores são apresentados na ordem de milhares, ou seja, um número 60 no gráfico representa R$ 60 mil.
Por fim, lembre-se que o gráfico atualizará automaticamente sempre que inserir uma nova informação.
PERSONALIZANDO A IDENTIDADE DO SEU NEGÓCIO!
Na aba “Resume“ (primeira aba do arquivo) há três células em laranja. Você deve alterá-las com o nome da sua empresa e ano em que está montado este Fluxo de Caixa.
Além disso, em “Necessidade de Caixa”, deve se projetar o percentual de gastos que é preciso ter em caixa no fim do mês seguinte para efeito de segurança.
MONTANDO A PREVISÃO DE CAIXA
Na aba “Base” (segunda aba), você tem uma série de tipos de entradas e saídas que podem ocorrer todos os meses.
Por isso, esta aba será a base para atualizar o Fluxo de Caixa do seu negócio.
Aqui fica muito fácil atualizar alguns valores e já reprojetá-los a partir do mês que teve a alteração.
Então se você avançou até março com o gasto “Folha de Pagamento” de -R$ 15 mil, e contrata mais um funcionário com salário de R$ 4 mil já sendo pagos em abril, basta alterar na planilha base para o novo valor (-R$ 19 mil), que esse valor já será considerado de abril a dezembro.
LANCE VALORES POSITIVOS E NEGATIVOS
Lembre-se, os valores que forem entrada no caixa precisam estar positivos (+) e os valores que saem do caixa precisam estar negativos (-).
Assim que tiver certeza que os cálculos estão corretos, você também pode filtrar a coluna “H”.
Isso porque você verá se há entre os gastos algum valor positivo que deveria estar negativo.
ADICIONANDO MAIS LINHAS NO FLUXO DE CAIXA
Se você precisar adicionar mais linhas, siga as etapas:
1. Selecione a linha na qual você queira colocar as novas informações acima;
Neste exemplo vamos colocar uma linha de “Ajuda de Custo” acima do “Vale Transporte”.
Vá até o número da linha “Vale Transporte”, clique com o botão direito do mouse para abrir a janela de opções e escolha “Inserir”.
Aparecerá uma nova linha em branco, então digite a descrição dessa linha e coloque o valor.
Para a planilha continuar funcionando com as novas linhas que você inseriu, é necessário colocar a descrição (bonificação) em todos os meses que aquele evento vier a ocorrer.
Para isso, insira uma linha em Janeiro com o mesmo nome do evento criado na aba “Base”.
Copie a linha clicando no número dela (neste caso, linha 22) e depois aperte Ctrl+C para copiá-la.
Depois insira em todos os demais meses que o evento for acontecer (Fevereiro a Dezembro).
Para isso, vá até a aba de destino, clique com o botão direito do mouse na linha que você quer inserir a nova informação, depois clique em “Inserir células copiadas”.
Após inserir uma nova informação, você precisará pedir que a planilha refaça os cálculos levando em consideração as novas linhas que foram inseridas.
Para isso, selecione a segunda célula da coluna “saldo”, passe o cursor sobre a quina inferior direita até que apareça um “+”.
Clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse e pronto!
A planilha já está com a fórmula atualizada para todos os eventos listados.
EVENTOS QUE OCORREM APENAS 1 VEZ
Para eventos que não tem recorrência, você só precisa adicionar uma linha no mês que acontecerá o recebimento ou o desembolso, colocar a descrição e valor.
Lembre-se: “sempre que inserir uma nova informação, atualize a coluna saldo”.
TRABALHANDO NO DIA-A-DIA
Em primeiro lugar, vá na aba do mês de início que você passará a controlar o seu Fluxo de Caixa.
Nas colunas “F2, G2 e H2”, insira o valor disponível em conta-corrente de todos os seus bancos.
Isso fará com que o fluxo de caixa comece com o saldo disponível em bancos.
Garanta que a 1ª célula da coluna saldo (G7) tenha o mesmo somatório do saldo dos bancos.
Finalmente, sua planilha está pronta!
Agora basta acompanhar os eventos (entradas e saídas) do seu caixa, substituindo o valor estimado pelo valor exato de cada evento.
Ao final de cada mês, passe pelas células da coluna “Valor” para ver se nenhum campo está com a fórmula =PROCV(D9;Tabela1[#Tudo];4;FALSO).
Isso porque esta fórmula busca valores estimados e, se você alterar a base de valores estimados, também mudará o valor em meses já apurados.